Checklist

Hoe stuur je je eerste Peppol-factuur (checklist zonder jargon)

Je eerste Peppol-factuur stuur je in vier stappen: zorg dat je boekhoudsoftware op Peppol is aangesloten, check of je klant bereikbaar is via zijn Peppol ID, maak je factuur met correcte btw- en klantgegevens, en verstuur hem als e-factuur in plaats van als pdf. Daarna controleer je of hij is afgeleverd. Reken op een uur.

Laatst gecontroleerd 28 oktober 20266 min lezen

Een Peppol-factuur is een e-factuur volgens de Europese norm EN 16931 die via het Peppol-netwerk rechtstreeks in de boekhouding van je klant aankomt.

Voordat je begint: waarom nu al?

Er is vandaag nog geen algemene plicht voor facturen tussen Nederlandse bedrijven. Wel geldt vanaf 1 juli 2030 Europese wet voor zakelijke facturen aan klanten in andere EU-landen, en het kabinet wil per dezelfde datum ook binnen Nederland e-facturen verplicht maken. Dat laatste moet nog door het parlement. Het hele verhaal staat in E-facturatie verplicht 2030.

Lever je aan de Rijksoverheid? Dan ben je al verplicht: bij nieuwe inkoopcontracten sinds 1 januari 2017 mag je alleen nog elektronisch factureren.

De slimste reden om nu te beginnen: je kunt rustig oefenen met één klant, in plaats van in 2030 met allemaal tegelijk.

De checklist: je eerste Peppol-factuur in 10 stappen

Check je software. Ga in je boekhoudpakket naar de instellingen voor facturen en zoek naar Peppol, e-factuur of UBL. Staat het er niet? Vraag je leverancier of ze een Peppol-aansluiting bieden.
Regel je aansluiting. Activeer Peppol in je pakket of kies een losse serviceprovider. Een serviceprovider is het bedrijf dat je aansluiting op het netwerk regelt, zoals een internetprovider dat doet voor internet. Serviceproviders in Nederland hebben een contract met de Nederlandse Peppolautoriteit.
Registreer je eigen Peppol ID. Dit is je adres op het netwerk, voor bedrijven meestal op basis van je KvK-nummer. Je software of provider zet dit voor je in de centrale adreslijst.
Zoek je klant op. Kijk in de openbare Peppol Directory (directory.peppol.eu) of in je software of je klant bereikbaar is. Zoek op bedrijfsnaam of KvK-nummer.
Controleer de klantgegevens. Juiste bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en factuuradres. Overheden hebben vaak een eigen nummer (OIN) en soms een inkoopordernummer of referentie die verplicht op de factuur moet.
Stel je btw-codes goed in. Elk product of elke dienst moet het juiste tarief hebben: 21 procent, 9 procent, 0 procent of verlegd. De e-factuur rekent de btw automatisch na; een verkeerde code geeft een fout of een verkeerde factuur.
Maak de factuur zoals altijd. Factuurnummer, factuurdatum, omschrijving, aantallen, bedragen. Niets nieuws, alleen netjes ingevuld, want lege verplichte velden worden geweigerd.
Kies verzenden via Peppol. Niet via e-mail. Veel pakketten kiezen automatisch Peppol als de klant bereikbaar is.
Controleer de status. Je software laat zien of de factuur is afgeleverd of geweigerd. Bij een weigering staat er een melding bij wat er mis is, meestal een ontbrekend veld of een rekenfout.
Bel of mail je klant even. Vraag of de factuur goed binnenkwam. Bij de eerste keer is dat geruststellend, daarna hoeft het niet meer.

Gelukt? Dan zet je de klant in je software standaard op Peppol en hoef je er niet meer over na te denken.

Wat als mijn klant (nog) niet op Peppol zit?

Dat gebeurt nu nog vaak. Je hebt dan drie opties:

Stuur zoals gewoonlijk een pdf. Dat mag vandaag nog voor binnenlandse facturen.
Vertel je klant dat je e-facturen kunt sturen. Veel bedrijven hebben Peppol al in hun pakket zitten maar weten het niet.
Voor EU-klanten: plan de overstap ruim voor 1 juli 2030, want dan moet het.

Wat als ik aan de overheid factureer?

Alle Nederlandse overheden, van Rijk tot gemeente en waterschap, moeten sinds 18 april 2019 e-facturen in Europees formaat kunnen ontvangen. Voor de Rijksoverheid loopt dat via Digipoort, het berichtenplatform van Logius, waar Peppol op aansluit. Heb je zelf geen geschikte software, dan kun je bij de Rijksoverheid ook factureren via het Leveranciersportaal. Let extra op het inkoopnummer of de referentie die je opdrachtgever opgeeft; zonder die gegevens wordt een factuur vaak teruggestuurd.

De drie meest gemaakte fouten bij de eerste e-factuur

Verkeerd adres

Je stuurt naar een oud KvK-nummer of naar de holding in plaats van de werkmaatschappij. Check vooraf in de Peppol Directory welk onderdeel van je klant aangesloten is.

Btw die niet klopt

Bijvoorbeeld verlegde btw zonder vermelding, of een afrondingsverschil tussen regels en totaal. De validatie vangt het, maar dan moet je opnieuw.

Ontbrekende referentie

Grotere klanten en overheden willen een ordernummer of kostenplaats. Vraag dat vooraf op en zet het in een vast veld in je klantkaart.

Ontvangen is net zo belangrijk

Als je eenmaal aangesloten bent, kun je ook e-facturen van leveranciers ontvangen. Die komen direct in je administratie, zonder scannen of overtypen. Volgens benchmarks in de Kamerbrief van 11 september 2026 levert juist ontvangen de grootste besparing op, zo'n 8 euro per factuur. Meer over het verschil lees je in Peppol vs pdf-factuur.

Hulp nodig?

Algemene vragen over het gebruik van Peppol beantwoordt peppol.nl, de informatiesite waar de Nederlandse Peppolautoriteit naar verwijst. Wil je dat iemand met je meekijkt naar je eigen software, btw-codes en klanten? Daar is DT Admin voor. We richten je facturatie zo in dat je eerste Peppol-factuur ook meteen de standaard wordt, in elke branche.

Eerst weten waar je staat? Doe de gratis Ben je 2030-ready?-check. Zeven vragen, direct je score.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of mijn klant op Peppol zit?

Zoek je klant op in de openbare Peppol Directory op directory.peppol.eu, op naam of KvK-nummer. Veel boekhoudpakketten doen die controle automatisch bij het versturen.

Wat is mijn Peppol ID?

Je Peppol ID is je adres op het netwerk. Voor Nederlandse bedrijven is dat meestal gebaseerd op je KvK-nummer. Je softwareleverancier of serviceprovider registreert het voor je.

Kan ik een Peppol-factuur sturen zonder boekhoudpakket?

Ja, via een losse Peppol-serviceprovider met een webportaal, of voor de Rijksoverheid via het Leveranciersportaal. Voor meer dan een paar facturen per maand is een aangesloten boekhoudpakket handiger.

Wat gebeurt er als mijn e-factuur wordt geweigerd?

Je krijgt een melding met de reden, bijvoorbeeld een ontbrekend btw-nummer of een rekenfout. Je past het aan en verstuurt de factuur opnieuw. Er is niets misgegaan bij je klant, want die heeft niets ontvangen.

Hoe lang duurt aansluiten op Peppol?

Als je pakket Peppol al ondersteunt, is het vaak een kwestie van activeren en je gegevens bevestigen. Met een losse provider kan het iets langer duren. Plan in elk geval een testfactuur in.

Dit is algemene uitleg, geen advies voor jouw situatie. Tarieven van DT Admin zijn indicaties exclusief btw.

Bronnen

Laatst gecontroleerd: 28 oktober 2026. Dit is algemene informatie, geen fiscaal advies.